Niezapłacona faktura – konsekwencje. Jak odzyskać pieniądze?

Niezapłacona faktura skutkuje szeregiem odczuwalnych konsekwencji zarówno dla dłużnika, jak i dla firmy, która ową fakturę wystawiła. Jest to kwestia problematyczna dla obu stron: osoba zadłużona stara się zminimalizować skutki zaistniałej sytuacji, z kolei podmiot wystawiający fakturę chce odzyskać środki za towar lub usługę. Niniejszy wpis przygotowaliśmy z myślą zarówno o tych, którzy mają trudności w uregulowaniu faktury, jak i tych, którzy nie mogą odzyskać za nią pieniędzy. Sprawdźmy, jakie konsekwencje niesie za sobą brak opłacenia faktury i w jaki sposób firma może dochodzić roszczeń.

Czym skutkuje niezapłacona faktura?

Zwlekanie z opłaceniem faktury ma podobne skutki do zaległości w spłacie kredytu. Mowa tutaj m.in. o wpisach do baz i rejestrów dłużników, obniżeniu zdolności kredytowej, działaniach windykacyjnych, czy też przeniesieniu sprawy na drogę sądową. Inną naturalną konsekwencją jest pogorszenie relacji biznesowych z innymi podmiotami, w oczach których dłużnik nie będzie zaufanym partnerem. 

Inną istotną kwestią jest również naliczanie odsetek za opóźnienie w spłacie. Wierzyciele mają do tego pełne prawo, o czym mówi Art. 481. Kodeksu Cywilnego. Dochodzą do tego również ewentualne kary umowne, co sprawia że suma należna do zapłaty z czasem staje się znacznie większa, niż pierwotnie zakładano. 

Czy niezapłacona faktura grozi odpowiedzialnością karną?

Brak opłacenia faktury w terminie niekoniecznie oznacza odpowiedzialność karną, ponieważ Kodeks Karny nie wskazuje takiego działania jako czynu zabronionego. Istnieje jednak prawdopodobieństwo tego, że podmiot odpowiedzialny za zapłacenie faktury wiedział, iż nie będzie miał możliwości spłaty i celowo wprowadził drugą stronę w błąd. Zgodnie z Art. 286 Kodeksu Karnego, taki czyn jest oszustwem i grozi odpowiedzialnością karną. 

Czy długość zwłoki w zapłacie faktury ma znaczenie?

To, przez jaki okres dana osoba nie zapłaciła faktury, nie ma wpływ na odpowiedzialność karną. Wystarczy, że sytuacja nosi znamiona celowego wprowadzenia drugiej strony w błąd w celu, niezależnie od tego, o jakiej kwocie jest mowa. 

Zastosowanie mają ponadto wcześniej wspomniane odsetki za opóźnienie, które będą tym większe, ile wynosić będzie zaległość w spłacie. Nawet jeżeli wierzyciel nie poniósł faktycznej szkody w związku z powstałym opóźnieniem, to ma on prawo domagać się odsetek. 

Więcej informacji o odsetkach za opóźnienie w spłacie znajdziecie w naszym osobnym wpisie:

Uwaga: Jeżeli opóźnienie w spłacie części lub całości faktury przekracza 90 dni, to dłużnik ma obowiązek skorygowania odliczonej kwoty podatku naliczonego w ramach tzw. ulgi na złe długi.

Nie jestem w stanie zapłacić faktury – co zrobić?

Jeżeli znajdujesz się w sytuacji, w której nie możesz zapłacić faktury i nie jest to wynikiem Twojego celowego działania, to nadal możesz zminimalizować negatywne skutki. Nie warto jednak uciekać od problemu i ignorować wierzyciela – może to przynieść całkowicie odwrotny efekt. 

Co zrobić, jeżeli nie damy rady zapłacić faktury?

• Zorganizuj wydatki – przesuń w czasie płatność tych należności, które tego nie wymagają, skupiając się na zapłaceniu faktury. Pomoże to zachować płynność finansową i uniknąć problemów, jakie niesie za sobą niezapłacona faktura. Jeżeli jednak jest to niemożliwe, rozważ również poniższe działania. 
• Skontaktuj się z wierzycielem – tłumacząc całą sytuację i wyrażając chęć do współpracy, często możliwe jest wypracowanie rozwiązania korzystnego zarówno dla dłużnika, jak i dla firmy. Może to być np. rozłożenie płatności na raty lub faktoring (sprzedaż nieprzeterminowanych faktur). 
• Skorzystaj z wsparcia finansowego – sięgając po produkt finansowy taki jak dedykowana pożyczka, możesz odłożyć problem w czasie i zyskać środki na zapłatę faktury. Warto jednak zachować szczególną ostrożność, aby nie wpaść w spiralę zadłużenia. 

Co zrobić, aby niezapłacona faktura nie była problemem?

Problemom z zapłatą faktur można zapobiec, stosując działania prewencyjne. Jest to klucz do tego, aby zachować płynność finansową swojej firmy i nie wprowadzić jej w spiralę zadłużeń. W niektórych przypadkach może to wymagać zmiany nawyków i sposobu zarządzania swoim czasem, ale jest to niewielka cena za prawidłowe funkcjonowanie działalności. 

Możesz zapobiec problemom z fakturami poprzez:

• planowanie finansów firmowych z wyprzedzeniem; wstępne ustalanie terminów i kwot,
• zachowanie rezerwy finansowej, przeznaczonej do pokrycia nieoczekiwanych wydatków, 
• rejestrowanie na bieżąco wszystkich płatności i transakcji (korzystając z osobnego konta firmowego będzie to znacznie prostsze),
• klarowną komunikację z drugą stroną umowy, dotyczącą ewentualnych trudności w spłacie zobowiązania na czas,

Co zrobić, jeśli klient nie płaci faktury w terminie?

Najbardziej oczywistą metodą odzyskiwania środków jest windykacja, czyli działania mające na celu przypomnienie drugiej stronie o istniejącym zobowiązaniu. Jest to o wiele rozsądniejszy krok, niż nagłe przeniesienie sprawy na drogę sądową, ponieważ może okazać się, że opóźnienie w spłacie jest wynikiem zwykłej ludzkiej pomyłki. Windykacja nie zawsze będzie rozwiązaniem problemu, ze względu na ograniczone uprawnienia windykatorów w porównaniu do np. komorników.

Co można zrobić w ramach prowadzonej windykacji?

• kontaktować się z dłużnikiem telefonicznie, mailowo i przez wiadomości SMS,
• wysyłać pisemne wezwania do zapłaty,
• negocjować warunki spłaty zobowiązania z dłużnikiem,
• odwiedzać osobę zadłużoną w jej miejscu zamieszkania,
• informować o konsekwencjach zaległości w zapłacie faktury, 

Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o uprawnieniach windykatorów i komorników, to zalecamy zapoznanie się z naszym wpisem na ten temat:

Jak uniknąć klientów, którzy nie płacą faktur?

Niestety, nie zawsze jesteśmy w stanie zweryfikować każdego, z kim łączą nas relacje biznesowe. W dużej mierze jest to kwestia zaufania – jeżeli umowę zawieramy ze znanym nam podmiotem, który wcześniej rozliczał się terminowo, to nie powinniśmy mieć powodów do obaw. 

Co, jeśli mamy do czynienia z danym klientem po raz pierwszy? W takiej sytuacji najlepiej będzie zachować szczególną ostrożność przy konstruowaniu umowy. Należy zawrzeć w dokumencie informacje o wysokości odsetek za opóźnienie i karach umownych, aby zminimalizować straty spowodowane nieodpowiedzialnym działaniem drugiej strony. Z tego samego powodu można również żądać zaliczki jeszcze przed spełnieniem swojego umownego obowiązku. 

Komu zgłosić klienta, który nie zapłacił faktury?

• firmie windykacyjnej, która odkupi dług, dzięki czemu możliwe będzie odzyskanie części środków,
• kancelarii prawnej, dzięki której możliwe jest uzyskanie odpowiedniego doradztwa, jak i również reprezentacji na drodze sądowej,
• do sądu, aby uzyskać wyrok sądowy, nakaz zapłaty lub tytuł wykonawczy pozwalający na wszczęcie egzekucji komorniczej,
  • wnosząc pozew w trybie postępowania nakazowego,
  • wnosząc pozew do e-Sądu (dostępnego pod tym adresem), gdzie całość przyjmuje postać elektronicznego postępowania upominawczego,
• organom ścigania, takim jak policja (jeśli doszło do oszustwa w rozumieniu Kodeksu Karnego),
• do bazy dłużników BIG InfoMonitor, która zbiera informacje dotyczące zobowiązań finansowych,

Czym jest ulga na złe długi?

We wcześniejszej części tekstu użyliśmy sformułowania ulgi na złe długi, jednak zdajemy sobie sprawę z tego, że nie każdy czytelnik może być zaznajomiony z tym pojęciem. Ulga na złe długi jest sposobem na to, aby niezapłacona faktura nie obciążała przedsiębiorcy, który musiałby odprowadzić od niej podatek dochodowy oraz podatek od towarów i usług. 

Jak to działa? Wierzyciel w jej ramach ma prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania (dotyczy podatku PIT, CIT i VAT) o kwotę danej wierzytelności. Dotyczy to jednak jedynie tych zobowiązań, których opóźnienie w spłacie przekracza 90 dni od terminu podanego na umowie bądź fakturze. 

Czy niezapłacona faktura może się przedawnić?

Kwestia przedawnienia niezapłaconej faktury nie jest jednowymiarowa. Termin upłynięcia biegu przedawnienia wygląda inaczej w zależności od tego, jaką działalnością zajmuje się dana firma. 

Faktury wystawione z tytułu dokonanej sprzedaży lub z tytułu świadczenia usługi (umowy zlecenia) przedawniają się wraz z upływem 2 lat, ale okres ten przedłużony jest do końca danego roku kalendarzowego. Przykładowo, jeżeli tego rodzaju roszczenie stało się wymagalne 21 kwietnia 2022 roku, to ulega ono przedawnieniu dopiero 31 grudnia 2024 roku. 

W przypadku faktur wystawionych z tytułu umowy przewozu, transportu lub użyczenia, a także roszczeń wynikających z tytułu spedycji, przedawnienie następuje po okresie 1 roku. Należy przy tym zaznaczyć, że tego rodzaju roszczenia nie mają przedłużonego okresu przedawnienia do końcu roku kalendarzowego. Przykład: tego rodzaju roszczenie, które stało się wymagalne 21 marca 2022 roku, przedawni się 21 marca 2023 roku. 

Najczęściej zadawane pytania

Źródła:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19970880553/U/D19970553Lj.pdf

Cezary Mański

Pasjonat popkultury, finansów i nowych technologii. Uwielbia słowo pisane, ceni sobie spokojne i rozsądne podejście do życia. Największą satysfakcję przynosi mu rozwijanie własnych kompetencji. Zobacz pozostałe artykuły autora