Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Każdy pracownik powinien doskonale znać swoje prawa. Poza możliwością skorzystania z płatnego urlopu w określonym wymiarze, możemy również ubiegać się o finansową rekompensatę, gdy nie zostanie on wykorzystany. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop możemy wyliczyć samodzielnie. W dzisiejszym poradniku postaramy się podpowiedzieć, ile wynosi ekwiwalent za pozostały urlop i kiedy można z niego skorzystać.

Wypłata ekwiwalentu to obowiązek pracodawcy

Warto wiedzieć, że wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest możliwością, a obowiązkiem każdego pracodawcy. Trzeba jednak zaznaczyć, że jest on wypłacany jedynie w ściśle określonych okolicznościach. 

Oczywiście, myśląc o otrzymaniu ekwiwalentu za niewykorzystane dni urlopu, nie możemy ich wszystkich wykorzystać. Przyjrzymy się temu zagadnieniu nieco bliżej w dzisiejszym artykule. Już teraz zachęcamy natomiast do sprawdzenia, ile dni urlopu za miesiąc pracy w Polsce przysługuje pracownikom:

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Kodeks Pracy dobrze precyzuje zagadnienie urlopu wypoczynkowego. Jednym z zapisów KP jest między innymi informacja o tym, że pracownik nie może się zrzec urlopu wypoczynkowego i po prostu go nie wykorzystać w pełni. Każdy powinien więc sprawdzić, ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje mu w danym roku (lub jego części). Leży to zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy. Do obowiązków pracodawcy będzie bowiem należało wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Opisuje to Art. 171 Kodeksu Pracy.

Stanie się tak jednak tylko w określonych warunkach. Jeśli dana osoba pozostaje zatrudniona, musi po prostu wykorzystać cały przysługujący urlop. Ekwiwalent nie zostanie wypłacony, jeśli wciąż wiąże Cię z pracodawcą stosunek pracy. Jest kilka warunków, które muszą być spełnione, abyśmy mogli skorzystać z ekwiwalentu:

• umowa z pracodawcą musi być rozwiązana
• pracownik musi mieć dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za poprzedni okres

Nawet jeżeli umowa o pracę wygasa lub jest rozwiązana, ekwiwalent czasem nie może być wypłacony. Mowa o sytuacji, gdy strony (pracodawca i pracownik posiadający niewykorzystany urlop) planują dalszą współpracę. W tej sytuacji urlop musi być wykorzystany w naturze – po prostu pracownik z niego korzysta.

Czy można nie pójść na urlop i otrzymać ekwiwalent?

Nie jest możliwe otrzymanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeśli wciąż pozostajesz związany z daną firmą. Choć część pracowników (i pracodawców) pozostaje nierzadko w mylnym przekonaniu, nie ma opcji zamiany urlopu na świadczenie finansowe.

Urlop wypoczynkowy jest prawem przysługującym każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę. Nierzadko zapisy innej umowy (np. umowy zlecenie, kontraktu b2b) także dają pracownikowi prawo do skorzystania z określonej liczby dni urlopu wypoczynkowego.

Pracodawco – zadbaj o to, aby pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy

Dobrą praktyką jest przygotowanie harmonogramu lub planu urlopowego dla pracowników. Dzięki temu pracodawca (lub np. kierownik oddziału, kierownik zakładu, manager) ma dość dobry pogląd na to, jak pracownicy wykorzystują przysługujący im urlop. Chodzi oczywiście o dość równomierne i przewidywalne korzystanie z urlopów wypoczynkowych w ilości przysługującej poszczególnym pracownikom. Unikniemy dzięki temu problemu polegającego nie tylko na konieczności wypłat ekwiwalentów (np. w razie zwolnień pracowników), ale też wykorzystywania przez wiele osób zaległych urlopów w tym samym czasie. Może to negatywnie wpływać na funkcjonowanie firmy.

Wizja konieczności wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powinna mieć odzwierciedlenie w budżecie każdej firmy zatrudniającej pracowników. Trzeba bowiem uwzględnić konieczność wypłaty rekompensaty za niewykorzystany urlop. W przypadku firm zatrudniających mało pracowników być może nie jest to dużym problemem. Szczególnie jeśli mówimy o pojedynczych dniach niewykorzystanego urlopu, łączna kwota ekwiwalentu nie jest duża. Jeśli jednak firma zatrudnia kilkaset lub kilka tysięcy pracowników, zabezpieczenie środków na poczet ewentualnej wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop może być sporym obciążeniem. Nierzadko taka suma to równowartość kilku milionów złotych!

Co to jest porozumienie trójstronne? Jak wpływa na ekwiwalent za urlop?

Niekiedy pracownik, a także jego obecny i przyszły pracodawca decydują się na podpisanie porozumienia trójstronnego. Czy może mieć ono wpływ na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop lub przeniesienie urlopu do nowego pracodawcy? Nie do końca. W polskich przepisach nie znajdziemy bowiem podstawy prawnej dla takiego zabiegu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – współczynnik

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop będzie przydatny do wyliczenia należnej sumy. Każdorazowa wypłata ekwiwalentu wymaga wzięcia pod uwagę współczynnika odpowiedniego dla roku, w którym następuje wypłata. Nie zmienia tego nawet fakt, że ekwiwalent dotyczy urlopu za rok poprzedni. Prawo do ekwiwalentu pojawia się bowiem wtedy, gdy wygasa stosunek pracy.

Współczynnik ekwiwalentu to średnia liczba dni pracy w danym roku. Zależy więc od tego, ile dni wolnych mamy w danym roku. Różnice mogą więc wynikać z nakładania się dni wolnych na weekendy w danym roku. Dla przykładu – w 2024 roku współczynnik ten wynosi 20,92 dni miesięcznie. Do jego wyliczenia bierzemy 250 dni pracujących w 2024 roku i dzielimy tę wartość przez 12 miesięcy.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Obliczenie wysokości należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest trudne. Wymaga jednak uwzględnienia wielu wartości. W pierwszej kolejności obliczamy przeciętne wynagrodzenie pracownika. Należy uwzględnić wtedy zarówno podstawowe wynagrodzenie, jak i składniki przysługujące za okresy dłuższe i krótsze niż jeden miesiąc. Wysokość miesięcznego wynagrodzenia bierzemy dla miesiąca, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, a pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu. Składniki zmienne dodawane do wynagrodzenia (np. dodatki, premie, itp.) bierzemy pod uwagę:

• wypłaty składników pensji przysługujące za okres krótszy, niż miesiąc – dla ostatnich 3 miesięcy (wartość uśredniona)
• wypłaty składników pensji przysługujące za okres dłuższy, niż miesiąc – dla ostatnich 12 miesięcy (wartość uśredniona)

Uzyskaną w ten sposób sumę miesięczną dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu (dla 2024 roku – 20,92). To nasza stawka dzienna, którą możemy też podzielić przez 8 dla uzyskania stawki ekwiwalentu godzinowego.

W tym momencie wystarczy już obliczyć ilość godzin niewykorzystanego urlopu. Mnożymy ją przez otrzymaną wcześniej wartość współczynnika. Otrzymana suma to wysokość, którą należy wypłacić pracownikowi.

Jaki jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy najniższej krajowej w 2024?

Dla przykładu możemy sprawdzić, jaki byłby ekwiwalent za niewykorzystany urlop osoby zarabiającej równowartość minimalnej krajowej w 2024 roku. Do połowy roku wartość wynosi ta 4242 złote brutto, następnie wzrasta do 4300 złotych. Weźmy jako przykład tę pierwszą wartość.

4242 złote (kwota brutto) dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu, wynoszący 20,92. Otrzymana suma to 207 zł 70 gr. Po podziale przez 8 otrzymujemy stawkę godzinową wynoszącą 25,35 zł. Zakładamy, że osoba ma do wykorzystania 5 dni urlopu, za który przysługuje jej ekwiwalent. Mamy więc 40 godzin x 25,35 zł, co daje 1014 złotych. To kwota brutto ekwiwalentu dla pracownika za 5 dni niewykorzystanego urlopu.

Podsumowanie artykułu

Jak widać, obliczenie ekwiwalentu za urlop wymaga przeprowadzenia dość prostego działania. Przede wszystkim musimy znać wysokość współczynnika ekwiwalentu, a także dobrze obliczyć wysokość zarobków pracownika. Trzeba pamiętać, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje jedynie w niektórych przypadkach. Chodzi o moment, kiedy stosunek pracy ustaje lub wygasa, a pracownik ma niewykorzystany urlop. Nie jest możliwe skorzystanie z ekwiwalentu bez spełnienia obu warunków. Nie ma też prawnej możliwości, aby pracownik zrzekł się przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Najczęściej zadawane pytania

Źródło:

1. https://kadry.infor.pl/urlopy/wypoczynkowy/6403759,ekwiwalent-za-urlop-wypoczynkowy-w-2024.html
2. https://www.biurokarier.umk.pl/prawo-do-ekwiwalentu-pienieznego-za-niewykorzystany-urlop-wypoczynkowy
3. https://www.money.pl/gospodarka/pieniadze-za-niewykorzystany-urlop-komu-przysluguja-sprawdz-czy-je-dostaniesz-6974379127499616a.html

Jakub Bielecki

Zafascynowany ekonomią, gospodarką i polityką. Interesuje się najnowszymi trendami, a także zmianami w prawie wpływającymi na sektor finansów. Stale poszerza wiedzę, która pozwala mu na profesjonalne doradztwo. Na co dzień korzysta z najlepszych rozwiązań i możliwości dostępnych w zakresie finansów osobistych i inwestycji. Poza ekonomią interesuje się nowymi technologiami, muzyką i podróżami. Zobacz pozostałe artykuły autora