Praca zdalna, zmiany w kodeksie pracy od 2023 roku

Czasy pandemii koronawirusa ułatwiły pracę zdalną. W niektórych branżach stała się ona naturalnym sposobem wykonywania codziennych zawodowych obowiązków. Jednak na początku większość firm, w których pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki z domu, wprowadzała tzw. home office trochę eksperymentalnie. Ponieważ wymagają szybkich działań, dużo kwestii było nieunormowanych. Aktualnie wielu pracowników nie planuję lub wręcz nie musi wracać do biura. Wymusiło to konieczność uregulowania kwestii prawnych oraz aktualizacje i zmiany w kodeksie pracy.

Zmiany w kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej

Chociaż czas pandemiczny dotyczący covid-19 częściowo już za nami, ustawodawcy dopiero teraz uregulowali przepisy związane z pracą poza firmą. Pierwszy projekt zmian został ogłoszony w czerwcu 2022 roku, a w styczniu 2023 prezydent podpisał ustawę. Na podstawie zmian uregulowany został temat pracy zdalnej. Nowe przepisy nie zaczną jednak obowiązywać od razu i musimy poczekać na to aż dwa miesiące, czyli do momentu opublikowania zmian w Dzienniku Ustaw. Nastąpi to 6 kwietnia 2023 roku.

Jakie zmiany związane z pracą zdalną znajdą się w kodeksie?

Kodeks pracy to zbiór przepisów, które regulują prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Dotychczas w naszym kraju obowiązywał kodeks, który został uchwalony w 1974 roku i później był aktualizowany. Zmiany rodzimego Kodeksu Pracy musiały być dopasowane do przepisów panujących w Unii Europejskiej. Pojęcie pracy zdalnej zostało wprowadzone dopiero podczas ostatniej nowelizacji.

Praca zdalna jest definiowana jako rodzaj pracy określony również pod pojęciem Home Office lub Remote. Polega ona na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza jednostką organizacyjną pracodawcy, czyli biurem lub firmą. Do wykonywania pracy zdalnej pracownicy wykorzystują wszystkie dostępne środki umożliwiające im bezpośrednie porozumiewanie się na odległość. Zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej mają określać porozumienie między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub regulamin, który został ustalony przez pracodawcę.

Praca zdalna na wniosek pracownika

W przypadku obu dokumentów praca zdalna będzie możliwa na indywidualny wniosek pracownika. Charakter wykonywania przez pracownika swoich obowiązków zawodowych w trybie zdalnym nie może mieć wpływu na jego wynagrodzenie oraz przyszły awans. Jeżeli osoba zatrudniona wykonuje swoje obowiązki poza biurem, musi być traktowana w taki sam sposób jak pozostali pracownicy, ze wszystkimi uprawnieniami.

Tryb wykonywania pracy nie może mieć również wpływu na życie pracownika np. w przypadku brania przez niego kredytu w banku. Instytucja finansowa ma prawo zweryfikować jedynie ciągłość zatrudnienia i wysokość dochodów bez pozyskiwania informacji o formie wykonywanych zadań. 

Kontrola wykonywanej pracy

Od 7 kwietnia 2023 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy związane z pracą zdalną, które będą umożliwiały pracodawcy wykonywanie kontroli u pracownika. Zasady dokonania takiej weryfikacji powinny zostać opisane w regulaminie wykonywania pracy zdalnej lub też w porozumieniu, które zostało zawarte między stronami. Zgodnie z artykułem 67 (28) nowego Kodeksu Pracy, kontrolę można przeprowadzić jedynie w godzinach pracy pracownika, w porozumieniu z tą osobą.

Dodatkowo wykonanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności zatrudnionego ani też utrudniać korzystanie z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. Pracodawca będzie miał prawo do sprawdzenia pracy w miejscu, które zostanie wskazane przez pracownika do jej wykonywania. Najczęściej będzie to miejsce zamieszkania. Weryfikacji i sprawdzeniu pod kątem ich przestrzegania będą:

• zasady BHP
• procedury ochrony danych osobowych
• czy pracownik w trakcie wykonywania zadań służbowych jest trzeźwy i nie jest pod wpływem substancji odurzających

Pracodawca chcący odbyć kontrolę musi wiedzieć, w jakim miejscu przebywa jego pracownik. Nie może mieć miejsca sytuacja, w której pracownik w trakcie trwania dnia roboczego podejmie decyzję o zmianie miejsca wykonywania zadań np. wyjściu do kawiarni.

Praca zdalna a koszty pracodawcy

Zapisy nowego Kodeksu Pracy regulują również kwestie finansowe, które dotychczas były niedookreślone. Wykonywanie zadań przez pracownika w domu nie tylko jest wygodne, ale również wpływa na obciążenie domowego budżetu. Rachunki za prąd, Internet oraz inne media wzrastają w stosunku do tego, gdyby te zadania były wykonywane poza miejscem zamieszkania. Zgodnie z nowymi zapisami na pracodawcę zostaną nałożone obowiązki, które będą pozwalały na zrekompensowanie poniesionych kosztów. Po stronie pracodawcy pozostaje:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu zadania odpowiednich materiałów i narzędzi do pracy. Ewentualnie pokrycie kosztów ich zakupu.
• pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych związanych z wykonywaniem pracy w trybie home office
• zapewnienie pracownikowi wsparcia technicznego
• ustalenie wysokości ekwiwalentu oraz wypłata w przypadku, jeżeli zatrudniona osoba korzysta ze sprzętu prywatnego np. laptopa

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną należy się zwrot poniesionych kosztów.

Praca zdalna na życzenie

Nowelizacja Kodeksu Pracy pozwoli każdemu pracownikowi na skorzystanie z okazjonalnego prawa do wykonywania pracy zdalnej tzw. na żądanie w wymiarze 24 dni w całym roku kalendarzowym. Istotne jest zaznaczenie, że w przypadku tej regulacji kontrola i wypłata ekwiwalentu nie ma zastosowania. Incydentalna praca z domu może zostać zgłoszona w formie papierowej lub elektronicznej pracodawcy. Pracodawca, chcąc odmówić pracownikowi skorzystania z tego prawa, musi uzasadnić swoją decyzję w formie pisemnej.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Nowe przepisy pozwalają na wyszczególnienie sytuacji, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi, który złożył wniosek o pracę poza siedzibą firmy. Do takich sytuacji należą:

• pracownik wychowuje dziecko, które nie ukończyło jeszcze 4 roku życia
• pracownica jest w ciąży
• osoba zatrudniona sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub przebywa z daną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym
• dziecko pracownika posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub opinie o potrzebie kształcenia specjalnego

Odrzucenie wniosków w powyższych przypadkach możliwe jest tylko w sytuacji, jeżeli organizacja pracy nie pozwala na jej wykonywanie w warunkach domowych ze względu na specyficzny charakter. Odmowa powinna zostać przygotowana i udzielona na piśmie w ciągu 7 dni od momentu złożenia przez pracownika stosownego wniosku.

Nowy Kodeks Pracy- co jeszcze uległo zmianie?

Zmiana w Kodeksie Pracy sprawiła, że usunięty został dotychczas używany rozdział związany z zatrudnieniem pracowników w formie telepracy. Aktualnie zdefiniowano już pracę zdalną i dodano zapisy pozwalające na sprawne dostosowane do współczesnych realiów. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wszystko mamy dobrze zorganizowane jednak rzeczywistość pokaże, jak faktycznie będą stosowane niektóre zapisy.

Wiele wątpliwości wzbudzają koszty związane z rekompensatą za zużycie energii lub używanie prywatnego sprzętu. Zapis związany z przestrzeganiem przepisów BHP można również ocenić jako niekorzystny i rozczarowujący dla samych pracowników. Iluzja związana z wykonywaniem swoich zadań z dowolnego miejsca na świecie, nie będzie pokrywała się z zapisami związanymi z bezpieczeństwem pracy lub ochroną danych osobowych.

Plusy i minusy pracy zdalnej

Przepisy i możliwości, jakie daje pracownikowi to jedno. Warto jednak zastanowić się też nad tym, czy warto pomyśleć o pracy w trybie home office. Z jednej strony ma to sporo zalet, trzeba jednak pamiętać też o pewnych wadach. Do niewątpliwych plusów należy zaliczyć:

• brak konieczności dojazdu do pracy – oszczędność czasu i pieniędzy
• praca w domowym zaciszu
• tańsze wyżywieni w trakcie pracy (drugie śniadania, obiady)

Wielu pracodawców nie będzie miało też problemów z tym, że podczas pracy zdalnej pójdziesz na krótki spacer z psem, zrobisz zakupy w pobliskim sklepie, czy odbierzesz dzieci z przedszkola lub szkoły. W czasie home office przysługują Ci bowiem przerwy tak, jak w przypadku pracy w biurze. Wielu pracodawców dość elastycznie podchodzi też wtedy do godzin pracy lub podchodzi do rozliczenia ich zadaniowo.

Praca zdalna ma pewne wady

Do minusów należy zaliczyć konieczność wygospodarowania w domu miejsca do pracy. Pracowanie przy kuchennym stole może być doraźnym rozwiązaniem. Dla zachowania komfortu i dla zdrowia warto też zadbać o porządne krzesło (choć możesz poprosić pracodawcę, by użyć krzesła biurowego).

Przy pracy home office musisz też samemu pokryć koszty energii, zapłacić za dostęp do Internetu. Nie można też liczyć na dodatki, jak kawa w pracy. Największym minusem dla wielu osób jest jednak brak stałego kontaktu ze współpracownikami, czy kolegami z pracy.

Praca zdalna w 2023 roku – podsumowanie

Pracownicy chcący pracować w trybie zdalnym z pewnością docenią zmiany w przepisach. Od 7 kwietnia pojawi się możliwość skorzystania z 24 dni pracy zdalnej na wniosek pracodawcy (po spełnieniu pewnych warunków). Z pewnością wiele osób skorzysta z tej możliwości – home office ma sporo plusów. Już dziś warto więc zapoznać się z zapisami Nowego Kodeksu Pracy.

Źródło:

1. https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/5650482,praca-zdalna-2023-kodeks-pracy-praca-hybrydowa-kiedy.html
2. https://stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5820/4/8/1/wplyw_epidemii_covid-19_na_wybrane_elementy_rynku_pracy_w_polsce_w_czwartym_kwartale_2021_r.pdf
3. https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna

Jakub Bielecki

Zafascynowany ekonomią, gospodarką i polityką. Interesuje się najnowszymi trendami, a także zmianami w prawie wpływającymi na sektor finansów. Stale poszerza wiedzę, która pozwala mu na profesjonalne doradztwo. Na co dzień korzysta z najlepszych rozwiązań i możliwości dostępnych w zakresie finansów osobistych i inwestycji. Poza ekonomią interesuje się nowymi technologiami, muzyką i podróżami. Zobacz pozostałe artykuły autora