Co to jest podpis kwalifikowany?

Dziś w Polsce coraz więcej spraw możemy załatwić przez Internet. Czasem pomocne okazuje się skorzystanie z rządowej aplikacji mObywatel, innym razem uwierzytelnienie dokumentów podpisem zaufanym. Innym rozwiązaniem jest podpis kwalifikowany. Jak działa, kto może go mieć i jakie sprawy dzięki niemu załatwimy?

Podpis kwalifikowany

Podobnie do profilu zaufanego, podpis kwalifikowany jest rodzajem elektronicznego podpisu. Polskie prawo reguluje, w jakich sytuacjach może być równoznaczny z tradycyjnym, odręcznym podpisem. O ile jednak profil zaufany jest przeznaczony jedynie do podpisywania dokumentów urzędowych, podpis kwalifikowany ma szersze zastosowanie. Można go stosować w wielu dokumentach pozostających w obiegu w Polsce.

Do użycia podpisu kwalifikowanego niezbędne jest posiadanie certyfikatu kwalifikowanego. Warto dodać, że nie musimy mieć żadnej umowy łączącej nas z jakimś podmiotem, by zaakceptował on dokument podpisany w ten sposób.  Jest to więc niezwykle przydatne rozwiązanie, szczególnie jeżeli planujemy współpracę drogą elektroniczną. Wtedy konieczność każdorazowego odręcznego, osobistego podpisywania dokumentów mogłaby być dość niewygodna i czasochłonna.

Podpis niekwalifikowany a kwalifikowany

Stosowanie podpisu niekwalifikowanego wymagałoby natomiast, aby strony zawarły ze sobą oddzielną umowę. To dobra opcja, choć raczej przeznaczona dla często współpracujących ze sobą podmiotów.

Z tego względu podpis niekwalifikowany (czyli bez wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego) najczęściej stosowany jest po prostu w firmowym obiegu wewnętrznym. Moc prawna podpisu kwalifikowanego pozwala natomiast na korzystanie z tego rozwiązania w obiegu między firmami, wysyłając dokumenty lub umowy, czy kontaktując się z jednostkami administracyjnymi (np. z urzędem).

Co jest potrzebne do użycia podpisu kwalifikowanego?

Jak już wspomniałem, podpis kwalifikowany traktowany jest przez polskie prawo tak samo, jak odręczny podpis osobisty danej osoby. Możliwe jest to dzięki zastosowaniu pewnych mechanizmów i zabezpieczeń. Podpis kwalifikowany wymaga posiadania specjalnej, bezpiecznej aplikacji. 

Podpis kwalifikowany nazywany jest czasem certyfikatem kwalifikowanym. W istocie oba sformułowania oznaczają po prostu to samo. Certyfikat pozwala na bezpieczne korzystanie z podpisu kwalifikowanego. Wymagane jest, by był przechowywany w dedykowanej aplikacji lub na urządzeniu kryptograficznym. Istotne jest w końcu, by był dobrze chroniony i aby osoby trzecie nie miały do niego dostępu. Ze względu na dobre zabezpieczenia i sam sposób przechowywania, podpis kwalifikowany jest znacznie lepiej chroniony, niż nasz podpis odręczny. Z pewnością nie powinniśmy więc obawiać się tego rozwiązania. Podpis odręczny jest bowiem o wiele łatwiejszy do podrobienia lub skopiowania.

Kto może używać podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany jest ściśle powiązany z konkretną osobą. Tylko ona może go więc używać, zastępując swój podpis odręczny. Może być to reprezentant firmy, czy właściciel przedsiębiorstwa. Ten rodzaj elektronicznego podpisu najczęściej jest wykorzystywany właśnie w zastosowaniu firmowym i biznesowym. Pozwala szybko załatwiać różne sprawy, na przykład zawierać umowy na odległość

Co jeszcze warto wiedzieć o certyfikacie kwalifikowanym?

Każde oświadczenie woli jednej z osób, które jest podpisane certyfikatem kwalifikowanym, jest wiążące. Określają do polskie przepisy – Kodeks Cywilny. Kto może wydać certyfikat kwalifikowany? Taką możliwość mają jedynie uprawnione organy i podmioty, podobnie zresztą jak w przypadku innych certyfikatów bezpieczeństwa (np. SSL).

Ten rodzaj podpisu elektronicznego jest więc bardzo wygodny, a także bezpieczny. Niestety, nie jest jednak darmowy. Aby móc go używać, należy wykupić tę usługę.

Skąd wziąć podpis kwalifikowany?

Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) reguluje,kto może być wydawcą certyfikatu kwalifikowanego. Warto wiedzieć, że jest kilka rodzajów podpisu kwalifikowanego, które działają w taki sam sposób:

• Szafir 2.0
• proCentrum SmartSign
• Signium Sign
• SecureDoc 2
• PEM-HEART 3.9

Ubiegając się o otrzymanie tego narzędzia, dostaniemy cały zestaw niezbędnych elementów zestawu:

• czytnik kart, który podłączymy do swojego komputera
• karta kryptograficzna, gdzie mamy zapisany certyfikat kwalifikowany
• oprogramowanie do zainstalowania na komputerze

Ile kosztuje certyfikat kwalifikowany?

Certyfikat kwalifikowany jest niezbędny do skorzystania z podpisu kwalifikowanego. Cena tego narzędzia może się nieco różnić w zależności od wybranego dostawcy certyfikatu. Najczęściej kosztuje około 300 złotych brutto rocznie.

Możemy wykupić certyfikat kwalifikowany na różny okres, zwykle od 1 do 3 lat.

Jak użyć podpisu kwalifikowanego?

Przejdźmy zatem do tego, jak korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zwykle w miejscu, gdzie jest to dostępne wybieramy do podpisania opcję “Podpis kwalifikowany” (np. na stronach biznes.gov.pl, czy innych stronach urzędów i administracji państwowej). Następnie zatwierdzamy operację, a plik jest zapisywany na dysku komputera. W tym momencie otwieramy zewnętrzny program, który otrzymaliśmy od dostawcy certyfikatu kwalifikowanego. Postępujemy zgodnie z instrukcją w celu podpisania dokumentu. Do uwierzytelnienia będzie potrzebna karta  zaszyfrowanym certyfikatem.

Gdy już podpiszemy w ten sposób nasz dokument, wracamy na stronę internetową, w tym miejscu dodajemy podpisaną wersję i wysyłamy. W podobny sposób możemy podpisać jeden z dokumentów lub umowę cywilno-prawną. Po prostu mając dokument na dysku swojego komputera, trzeba podpisać je w narzędziu i przesłać do wybranego podmiotu lub firmy.

Ważne! Gdy podpiszesz dokument w ten sposób, nie otwieraj go na komputerze (np. żeby coś sprawdzić). Po prostu przekaż go drugiej stronie. Ponowne otworzenie podpisanego dokumentu może spowodować powstanie problemu technicznego.

Gdzie można użyć certyfikatu kwalifikowanego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Jest wiele miejsc, gdzie podpis kwalifikowany działa na równi z podpisem odręcznym. Należą do nich e-urzędy (np. PUE ZUS, ePłatnik, Urząd Skarbowy, KRS), możemy w ten sposób podpisać Jednolity Plik Kontrolny). Służy też do identyfikacji podmiotów biorących udział w publicznych przetargach i aukcjach.

Kontaktując się z urzędami, a także w momencie kontaktu między pracownikami administracji państwowej, podpis elektroniczny kwalifikowany pozwoli na identyfikację personaliów. Dla większości osób podpis ten służy jednak do zatwierdzania umów cywilno-prawnych, czy przesyłania faktur elektronicznych przez Internet. Zastosowań certyfikatu kwalifikowanego jest jednak znacznie więcej!

Podsumowanie artykułu – podpis kwalifikowany

Dzięki możliwości użycia podpisu kwalifikowanego, możemy zastąpić podpis własnoręczny. To bardzo przydatne w elektronicznym obiegu dokumentów – do urzędów, innych firm, itp. Możemy w ten sposób podpisywać wnioski, dokumenty, umowy cywilno-prawne i inne treści. W mocy prawa ten rodzaj podpisu kwalifikowanego jest tak samo ważny, jak nasz zwykły podpis odręczny. Warto jednak wiedzieć, że wyrobienie certyfikatu kwalifikowanego jest płatne. W zależności od dostawcy usługi, a jest ich kilku, koszt wahać się w okolicy 300 złotych rocznie. Dla bezpieczeństwa otrzymujemy wtedy cały zestaw – specjalną, zaszyfrowana kartę z certyfikatem kwalifikowanym, urządzenie do jej odczytu na komputerze, a także oprogramowanie. Podpisu dokumentów dokonujemy właśnie w zewnętrznym programie. Następnie możemy taki dokument przesłać do urzędu (np. przez stronę biznes.gov.pl) lub do partnera biznesowego.

Najczęściej zadawane pytania

Źródło:

1. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0074
3. https://www.nccert.pl/
4. https://www.certum.pl/pl/aktualnosci/gdzie-i-jak-uzyskac-kwalifikowany-podpis-elektroniczny/

Jakub Bielecki

Zafascynowany ekonomią, gospodarką i polityką. Interesuje się najnowszymi trendami, a także zmianami w prawie wpływającymi na sektor finansów. Stale poszerza wiedzę, która pozwala mu na profesjonalne doradztwo. Na co dzień korzysta z najlepszych rozwiązań i możliwości dostępnych w zakresie finansów osobistych i inwestycji. Poza ekonomią interesuje się nowymi technologiami, muzyką i podróżami. Zobacz pozostałe artykuły autora