Kasa fiskalna – od jakiej kwoty trzeba ją mieć?

Z racji tego, że kasę fiskalną znajdziemy niemal w każdym sklepie, może wydawać się, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek jej zakupu. Nie jest to jednak prawdą, a konieczność posiadania takiego urządzenia dotyczy jedynie określonej grupy osób prowadzących działalność gospodarczą. W dalszej części wpisu wyjaśnimy, czym jest kasa fiskalna, kto musi ją mieć, a kto z tego obowiązku jest zwolniony. 

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna jest urządzeniem, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą rejestrować obrót w sprzedaży detalicznej i należny od niego podatek VAT. Wyróżnia się cztery rodzaje kas fiskalnych: z elektronicznym zapisem kopii, z papierowym zapisem kopii, on-line i kasy wirtualne, dostępne w postaci oprogramowania. Te ostatnie powinny być zainstalowane jedynie na urządzeniach, które można podłączyć do drukarki w celu wydruku paragonu. 

Poza opcją posiadania kasy fiskalnej na własność, możliwe jest również jej wydzierżawienie, leasing, wynajem, czy też zakup w formie subskrypcyjnej (w przypadku kas wirtualnych). Co ważne, wszędzie tam, gdzie musi być kasa fiskalna, przedsiębiorca ma obowiązek dopilnować, aby klienci mogli rozliczać się bezgotówkowo. 

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Dopiero zaczynasz prowadzenie działalności gospodarczej? W takim wypadku lepiej wstrzymaj się z zakupem kasy fiskalnej, aż do momentu upewnienia się, że nie będzie ona wymagana. 

Przedsiębiorca musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną, jeśli sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej bądź rolnikom ryczałtowym. Nie ma takiego obowiązku w przypadku prowadzenia sprzedaży jedynie wobec innych firm. 

Kogo dotyczy zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Od wcześniej opisanych reguł występują wyjątki, a mianowicie zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zależą one od dwóch czynników: rodzaju sprzedawanych towarów lub świadczonych usług oraz wysokości obrotu wynikającego z prowadzonej działalności gospodarczej. 

Jakie rodzaje działalności nie muszą mieć kasy fiskalnej?

Poszczególne rodzaje działalności gospodarczych są bezwarunkowo zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnieniu podlegają m.in. czynności notarialne, dzierżawa gruntów, uzdatnianie i dostarczanie wody, a także poszczególne usługi w zakresie edukacji. 

Pełną listę czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania znajdziecie tutaj. 

Od jakiej kwoty trzeba mieć kasę fiskalną?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej występuje, gdy roczny obrót netto ze sprzedaży i usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych przekracza 20 000 złotych w ciągu roku. W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w trakcie roku, stosuje się proporcjonalnie mniejszy limit. 

Limit liczy się według następującego wzoru:

20 000 * (X/365) = wysokość limitu

X oznacza ilość dni pozostałych do końca danego roku kalendarzowego. Dla przykładu, przedsiębiorca zaczyna prowadzić działalność 1 czerwca. Do końca roku pozostało więc 214 dni. Podstawiając tą wartość do wzoru możemy obliczyć wysokość limitu, która w tej sytuacji wynosiłaby 11 726,02 złotych. 

Działalność wielobranżowa a kasa fiskalna

Co, jeśli ktoś prowadzi działalność gospodarczą skupioną zarówno wobec usług/towarów wyłączonych z obowiązku ewidencjonowania, jak i podlegających temu obowiązkowi? Wówczas możliwe jest zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeżeli sprzedaż towarów lub usług wyłączonych z obowiązku ewidencjonowania stanowiła więcej, niż 80% całkowitego obrotu za dany rok.

Uwaga: Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej tracą moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony lub w którym udział procentowy obrotu ze sprzedaży wyłączonych z ewidencjonowania towarów i usług w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.

Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna

Czy sprzedając towary w sklepie online trzeba mieć kasę fiskalną? Okazuje się, że nie, o czym mówi punkt 36. wykazu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania. Zgodnie z treścią dokumentu, przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeżeli dostawa towarów odbyła się w systemie wysyłkowym, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła transakcja. Punkt 37. tego samego wykazu mówi, iż ta sama zasada obowiązuje przy świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ile wynosi ulga na zakup kasy fiskalnej?

Przedsiębiorcy mogą liczyć na zniżkę w wysokości 90% ceny netto kasy (jednak nie więcej niż 700 złotych), pod warunkiem, że zakupiona kasa fiskalna będzie kasą on-line. Ma to zachęcić do porzucenia kas starszego typu, które różnią się sposobem zapisu danych i powoli są wycofywane z rynku. 

Wymogiem do otrzymania ulgi na zakup kasy fiskalnej jest rozpoczęcie jej używania w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży. Ulgę mogą otrzymać zarówno firmy zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży, jak i te, które robią to dobrowolnie. 

Warto wspomnieć w tym miejscu o konieczności zwrotu ulgi, jeżeli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca przestanie używać kasy. 

Przewiduje się konieczność zwrotu ulgi również wtedy, gdy nie zostaną dopełnione następujące obowiązki:

• zapewnianie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym Repozytorium Kas (CPK),
• zgłoszenie kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata.

Zepsuta lub zgubiona kasa fiskalna – co zrobić?

Jeżeli doszło do awarii kasy fiskalnej, to przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien poinformować o tym fakcie swojego serwisanta. W czasie naprawy kasy fiskalnej nie jest możliwe dokonywanie sprzedaży ani świadczenie usług. Wyjątek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca posiada kasę rezerwową (nie ma takiego obowiązku). Jeżeli spełnia ona takie same wymogi techniczne, to działalność może być prowadzona na czas naprawy. 

Sytuacja wygląda znacznie inaczej przy całkowitej utracie kasy fiskalnej. O takim zdarzeniu należy poinformować naczelnika Urzędu Skarbowego w ciągu 5 dni od utraty kasy. Jeżeli utrata jest wynikiem kradzieży, należy zgłosić sprawę na policję i uzyskać potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży, które trzeba przedstawić w Urzędzie Skarbowym.

Uwaga: W przypadku odzyskania skradzionej bądź zgubionej kasy fiskalnej konieczne będzie przeprowadzenie przeglądu technicznego przed jej ponownym użyciem oraz poinformowanie Urzędu Skarbowego. 

Kiedy trzeba zlikwidować kasę fiskalną?

Kasa fiskalna podlega likwidacji, jeżeli przedsiębiorca planuje zamknięcie firmy. Wówczas kasę należy przełączyć na tryb “tylko do odczytu”, gdzie niemożliwe będzie zapisywanie i edytowanie informacji. Konieczne będzie również odczytanie zawartości pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta.

Likwidacja kasy fiskalnej wymaga od przedsiębiorcy:

• wystawienia raportu fiskalnego dobowego
• wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia protokołu
• złożenie do Urzędu Skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej i raportu fiskalnego rozliczeniowego (w ciągu 5 dni od ich sporządzenia). 

Kasy nie trzeba zlikwidować gdy doszło jedynie do zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej. Wówczas przedsiębiorca nie musi oddawać kasy do przeglądów technicznych, zmieniać kasy, ani sporządzać z niej raportów. Po wznowieniu prowadzenia działalności, zmiana kasy i przegląd techniczny będą obowiązkowe. 

Źródła:

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243

Cezary Mański

Pasjonat popkultury, finansów i nowych technologii. Uwielbia słowo pisane, ceni sobie spokojne i rozsądne podejście do życia. Największą satysfakcję przynosi mu rozwijanie własnych kompetencji. Zobacz pozostałe artykuły autora