Jak zwolnić pracownika? Najlepszy poradnik

Zatrudnianie kolejnych pracowników zwykle daje im wiele satysfakcji. Z zupełnie innymi emocjami musimy się natomiast liczyć podczas zwalnienia pracownika. Z tego względu część pracodawców zastanawia się jak zwolnić pracownika. W dzisiejszym poradniku postaramy się nie tylko podpowiedzieć, jak podejść do tej trudnej rozmowy. Wskażemy również na wymagania prawne. Jak rozstać się z pracownikiem, by było to skuteczne i nie przysporzyło niepotrzebnych problemów? Zapraszamy do lektury

Zwolnienie pracownika to trudna sytuacja dla niego, ale także dla menedżera

Nie tylko pracownik jest narażony na stres i przypływ emocji. Zwolnienie pracownika także dla osoby przekazującej tą smutną wiadomość nie jest komfortowe. Zwykle przed koniecznością rozmowy w sprawie rozstania z firmą staje przełożony, menedżer, czasem właściciel firmy. Warto zawsze mieć na uwadze fakt, że sposób rozstania z pracownikiem rzutuje na postrzeganie danej firmy. Warto zrobić to więc w możliwie dyskretny, ale jednocześnie sprawny sposób.

Dla większości osób pełniących stanowiska kierownicze nie jest  to codzienna sytuacja. Myśląc o tym, jak zwolnić pracownika należy więc przede wszystkim dobrze przygotować się do rozmowy. Niektóre firmy przygotowują swoich pracowników do takiej sytuacji. Wielogodzinne, a czasem kilkudniowe szkolenia dla kadry kierowniczej zwykle przynoszą niezłe efekty. Jeśli natomiast nie miałeś lub nie miałaś możliwości skorzystania z takiego sposobu nabycia wiedzy, warto poznać podstawowe zasady. Podczas przekazywania informacji o zwolnieniu nawet bez odpowiedniego warsztatu dobrze sobie dzięki temu poradzisz.

Zadbaj o dobre samopoczucie pracownika

Przekazanie informacji o rozwiązaniu stosunku pracy nie powinno mieć wpływu na godność osobistą, czy dobre imię zwalnianego pracownika. W miarę możliwości należy więc traktować go tak, jak chcielibyśmy samemu zostać potraktowaniu. Oczywiście, nie unikniemy tego, że podwładny poczuje silny stres, a nawet złość. To normalne, szczególnie jeśli był mocno związany z dotychczasowym pracodawcą. Wiele zależy też od tego, jak wygląda rynek pracy w danym miejscu i czasie. W niektórych sytuacjach pracownik bez trudu znajdzie nową pracę. Mogą mu w tym pomóc dobre referencje i świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy – warto od razu poinformować o nich pracownika. Czasem jednak pracownik może wpaść w prawdziwe kłopoty finansowe, a nawet rodzinne. Utrata pracy to często początek problemów – przełożony powinien mieć to na uwadze podczas przeprowadzania rozmowy.

Warto nieco przymknąć oko na potencjalne działania i słowa zwalnianego pracownika. Dowiadując się o niesprzyjającej sytuacji związanej z pracą pozostaje w końcu w silnych emocjach. Pamiętajmy również o zachowaniu możliwie dobrych relacji z taką osobą. Z jednej strony nie wiadomo, czy ścieżki zawodowe  przełożonego i pracownika nie przetną się w przyszłości. Być może osoba ta wróci po pewnym czasie do dawnej pracy. Nikt nie chciałby też, aby w kontekście jego firmy pojawiały się negatywne komentarze. Zwolnienie pracownika powinno się więc odbyć w dobrej atmosferze – to korzystne dla obu stron.

Dobre relacje i motywacja do pracy w okresie wypowiedzenia

Szczególną wagę do sposobu przeprowadzenia rozmowy na temat zwolnienia musisz przyłożyć, w przypadku odroczonego skutku. Myśląc o tym, jak zwolnić pracownika pamiętaj, że prawdopodobnie spędzi jeszcze jakiś czas w firmie.Najczęściej pracownicy zatrudnieniu w oparciu o umowę o pracę pozostaną jeszcze w miejscu pracy przez miesiąc lub trzy miesiące (gdy dłużej pracowali u danego pracodawcy). Wiele zależy jednak od zapisów w umowie łączącej pracownika z pracodawcą. Czasem okres wypowiedzenia jest jeszcze dłuższy. Ciężko wyobrazić sobie współpracę ze zmotywowanym i rozzłoszczonym na swoją firmę pracownikiem, prawda? Rozmowa, w trakcie której dowie się o zwolnieniu, ma na to często ogromny wpływ.

Mocny spadek zaangażowania i bliska zeru motywacja do pracy może się wtedy przełożyć na cały zespół. Niektóre firmy decydują się więc na rozstanie z pracownikiem ze skutkiem niemal natychmiastowym. Muszą wtedy pokryć koszt wynagrodzenia w okresie wypowiedzenia. Może się to jednak okazać korzystne dla działania organizacji. Warto natomiast pamiętać, że pracownik czasami musi spędzić trochę czasu na przekazaniu swoich obowiązków. W skrajnych sytuacjach w trakcie przebywania na wypowiedzeniu musi przeszkolić nową osobę. Wtedy dodatkową motywacją może być premia finansowa.

Jak przekazać pracownikowi informację o zwolnieniu?

Z prawnego punktu widzenia jest kilka sposobów na zwolnienie pracownika. Można przekazać mu informację ustnie, drogą korespondencji tradycyjnej lub poprzez e-mail. Zdecydowanie najlepiej jest jednak wybrać tę pierwszą opcję. Bezpośrednia rozmowa w miejscu pracy to wyraz szacunku, jakim darzysz współpracownika. Z pewnością pracownik (choć czasem dopiero po opadnięciu emocji) doceni poświęcony na taką rozmowę czas. Na pewno nie poczułby się zbyt doceniony, jeśli o zwolnieniu dowiedziałby się drogą telefoniczną lub listową. Dotyczy to szczególnie pracowników z dużym stażem pracy, którzy oddali sporo serca swojej firmie.

Nie warto “owijać w bawełnę”. Już na początku spotkania przekaż pracownikowi cel rozmowy. Warto być rzeczowym i stanowczym, jednak z pewnością nie niemiłym lub oschłym. Wstęp do rozmowy nie może być zbyt długi. Jeżeli, jeszcze zanim powiesz to wprost, podwładny domyśli się powodu spotkania, atmosfera rozmowy zdecydowanie pogorszy się. Po poinformowaniu o zakończeniu współpracy przekaż pracownikowi, na co może liczyć ze strony firmy. Ma wiele przywilejów, szczególnie jeżeli pracuje w oparciu o umowę o pracę. Dla uspokojenia go, poinformuj go o odprawie, czy długości okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik może liczyć na korzystne referencje, z pewnością również warto przekazać mu taką informację. W tym miejscu nie trzeba jeszcze dokładnie opisywać powodów podjęcia decyzji o zwolnieniu.

Przygotowując się do rozmowy, warto dokładnie zaplanować swoje słowa. Uważaj, co mówisz, ponieważ w silnych emocjach pracownik może źle odebrać słowa, które padną podczas rozmowy. Lepiej unikać stwierdzeń typu “zwalniam Pana/Panią”, czy “jest Pan/Pani zwolniony/-a”. Zdecydowanie warto zastąpić je łagodniejszym stwierdzeniem o tym, że firma nie jest już w stanie zapewnić pracy danej osobie. Unikajmy też przerzucania winy na pracownika – chyba, że naprawdę coś przeskrobał. Tak, czy inaczej drogi firmy i zwalnianej osoby rozejdą się, lepiej zachować dobre relacje.

Zwolnienie pracownika to decyzja ostateczna

Aby uniknąć zbędnych negocjacji, czy próśb ze strony pracownika, postaw sprawę jasno. Zwolnienie pracownika jest decyzją ostateczną. Powinien o tym wiedzieć właściwie już od początku rozmowy. Lepiej nie rozbudzać nadziei na to, że decyzja pracodawcy może ulec zmianie. Pozostawienie się z faktem zwolnienia jak najszybciej jest dobre dla pracownika.

Jeżeli masz możliwości zapewnienia dodatkowej pomocy w poszukiwaniu nowej pracy – poinformuj o tym pracownika. Nie mogą być to jednak “obiecanki”, a realny sposób wsparcia. W różnych firmach istnieją różne sposoby wsparcia – od kursów podnoszących kwalifikacje, po takie drobiazgi jak pomoc w napisaniu skutecznego listu motywacyjnego i CV.

Bezpośrednia rozmowa poparta przygotowaną dokumentacją

Kolejnym istotnym punktem jest przekazanie pracownikowi całej niezbędnej dokumentacji. Nie tylko upewni go to w przekonaniu, że decyzja jest ostateczna. Kompletując dokumentację sprawdzisz też, czy pracownik ma jakieś dodatkowe uprawnienia związane z odejściem. Pomoże to jeszcze lepiej przygotować się do rozmowy.

Dowiadując się o zwolnieniu, pracownik może mieć naprawdę dużo pytań. Warto znać na nie odpowiedzi, a przynajmniej wiedzieć, jak szybko je sprawdzić. Jeżeli w okresie wypowiedzenia firma planuje zmienić warunki pracy – trzeba poinformować o tym pracownika. Gdy pracownik od razu będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, też zaplanuj to odpowiednio wcześniej. Stosowne informacje powinny zostać przekazane zwalnianej osobie i mieć poparcie w dokumentach.

Zamknij rozmowę o zwolnieniu w kwadrans

Jak zwolnić pracownika? Szybko, sprawnie i w maksymalnie 15 minut. Rozmowa na ten temat powinna przebiegać według ustalonego przez Ciebie planu. Po krótkim wstępie mającym na celu przedstawienie tematu rozmowy, przejdź do konkretów. Podpierając się posiadanymi dokumentami, przedstaw warunki rozstania. Na końcu można krótko podsumować tematy zwolnienia. Mając scenariusz rozmowy, nie dopuścisz do tego, by zeszła na nieprzyjemne tory.

Powód rozstania z pracownikiem powinien być konkretny  i opisany w dość krótkich słowach. Trzeba przy tym wysłuchać to, co ma do powiedzenia druga strona. Zwolnienie  pracownika może być doskonałą okazją do poznania tego, co rzeczywiście myśli o firmie i swojej pracy. Podczas rozstania podwładny ma też prawo do przekazania swoich myśli, czy nawet emocji. Nie przerywaj mu tej możliwości, chyba że rozmowa zmierza donikąd.

Jak zwolnić pracownika, którego lubisz?

Niezależnie od stosunków, czy prywatnych relacji łączących Cię ze zwalnianą osobę, trzeba zachować powagę. Jak zwolnić pracownika, z którym łączy Cię sympatia i wiele lat wspólnej pracy? To trudne, tym bardziej rozmowa powinna być krótka i stanowcza. Już po rozstaniu z firmą przyjdzie czas na rozmowy na bardziej przyjacielskiej stopie – możecie zrobić to w prywatnym gronie. Jednocześnie zwalniając pracownika nie powinniśmy usprawiedliwiać swojej decyzji. Tak samo jak możliwość zatrudnienia kogoś, zwolnienie pracownika to przywilej pracodawcy.

Dobre referencje są szansą na szybkie znalezienie nowej pracy

Pracownik powinien otrzymać rzetelnie sporządzone referencje. Są znakiem dla nowego pracodawcy, z kim będzie miał do czynienia. Powinny więc zawierać prawdziwe informacje na temat wykonywanej pracy i podejścia samego pracownika. Jeśli w trakcie kariery w danym miejscu pracy spisywał się dobrze, warto przygotować bardzo korzystne referencje. Tylko od pracodawcy zależy bowiem, jak wyglądają – nie ma tu jednego i ustalonego wzoru.

Pozytywna rekomendacja może być poparta konkretnymi przykładami. Do referencji warto dodać dane kontaktowe – zwykle do przełożonego zwalnianego pracownika. Choć niewiele nowych pracodawców z tego skorzysta, możliwość potwierdzenia danych z referencji podnosi ich wiarygodność.

Jak zwolnić pracownika, który wciąż jest częścią zespołu?

Czasami po zwolnieniu pracownika, przez pewien czas będzie on jeszcze pracował z innymi osobami. Co wtedy zrobić? Warto przekazać współpracownikom informację o tym, że dana osoba zakończy współpracę z firmą. Nie trzeba przy tym wchodzić zbytnio w szczegóły, ani wyjaśniać, kto chciał rozwiązania umowy. Wcześniejsze podanie informacji o nadchodzącym rozstaniu może być też dla tej osoby szansą na znalezienie nowej pracy. Może w tym pomóc kolega lub koleżanka z obecnego miejsca pracy.

Aby uniknąć zbędnej dezinformacji i firmowych “plotek”, zadbaj o wewnętrzną komunikację. Inni pracownicy powinni dowiedzieć się o zwolnieniu danej osoby, choć nie muszą znać powodów rozstania. Warto przy okazji wspomnieć im, że nie jest to początek fali zwolnień.

Często zadawane pytania – jak zwolnić pracownika

Źródło:

1. https://www.money.pl/wiadomosci/zwolnienie-z-pracy.html
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00204

Jakub Bielecki

Zafascynowany ekonomią, gospodarką i polityką. Interesuje się najnowszymi trendami, a także zmianami w prawie wpływającymi na sektor finansów. Stale poszerza wiedzę, która pozwala mu na profesjonalne doradztwo. Na co dzień korzysta z najlepszych rozwiązań i możliwości dostępnych w zakresie finansów osobistych i inwestycji. Poza ekonomią interesuje się nowymi technologiami, muzyką i podróżami. Zobacz pozostałe artykuły autora