Jak usprawnić biznes? Sposoby na usprawnienie pracy biurowej

Praca biurowa kojarzy się powtarzalnością i schematycznością. Czy w całej tej rutynie jest miejsce na ulepszenia i innowacje? Okazuje się, że tak, a sposobów na poprawę efektywności i wydajności jest naprawdę sporo. W dobrze prowadzonej działalności nie ma miejsca na stagnację, dlatego też postanowiliśmy pokazać wam metody na to, jak usprawnić biznes. 

1. Zakup stałej licencji na oprogramowanie

Żyjemy w czasach, w których coraz większa część dostępnych programów przybiera formę subskrypcji. Dotyczy to również profesjonalnych narzędzi, takich jak pakiety biurowe, edytory grafiki wektorowej i rastrowej, czy też programy do zarządzania bazami danych. 

Konieczność pamiętania o cyklicznym opłacaniu subskrypcji może okazać się uciążliwa. Według mnie, o wiele rozsądniej jest wykluczyć taką konieczność. Można to zrobić, kupując dożywotnią licencję na określony program bądź ustawiając automatyczne rozliczenia w ustawieniach danej subskrypcji. 

Uwaga: Kupując licencję na oprogramowanie, należy sprawdzić, czy licencja ta pozwala na korzystanie z programu wielu użytkownikom. W przeciwnym wypadku konieczny może być zakup osobnej licencji dla każdego użytkownika bądź urządzenia. 

2. Automatyzacja procesów

Nie każdą pracę da się zautomatyzować, ale niektóre proste czynności wręcz się powinno. Wysyłanie potwierdzeń zamówień, przypomnień o terminach płatności, wysyłanie newsletterów – wszystkie te rzeczy powinny być zautomatyzowane, aby pracownicy mogli skupić się na bardziej istotnych kwestiach. 

Nie należy jednak przesadzać w drugą stronę. Co mam na myśli? Otóż, automatyzując każdy aspekt komunikacji z klientem, łatwo go do siebie zrazić. Nikt nie chce przecież wysyłać długiego maila z prośbą o rozwiązanie problemu, tylko po to, aby otrzymać automatycznie wygenerowaną odpowiedź. 

3. Ergonomia jako priorytet

Ergonomia skupia się na dostosowaniu środowiska pracy do człowieka, co pozwoli mu uzyskać większą wydajność i lepiej wykonywać powierzone mu zadania. Niestety, aspekt ergonomiczny często jest pomijany i oczekuje się, że to człowiek przystosuje się do środowiska. Zaniedbanie aspektu ergonomicznego wpływa nie tylko na uzyskiwane przez pracowników rezultaty, ale również ich zdrowie, bezpieczeństwo i ogólne samopoczucie. 

Przystosowanie środowiska pracy może wiązać się z dodatkowymi kosztami, które warto traktować jako inwestycję. Poza dobraniem odpowiednich biurek i foteli, należy zadbać o odpowiednie urządzenia peryferyjne. Znaczenie mają tutaj nie tylko wymiary sprzętów i mebli, ale nawet czynniki takie jak kolor i faktura. 

Przykłady usprawnień ergonomicznych w miejscu pracy:

• wyższe biurka, umożliwiające pracę w pozycji stojącej
• monitory z matową powierzchnią, która nie odbija światła
• zagwarantowanie dostępu do światła naturalnego

4. Osobne konta firmowe do różnych rozliczeń

Rozdzielenie finansów firmowych od osobistych jest podstawą, jednak w tym punkcie nie chodzi mi jedynie o założenie osobnego konta dla firmy. W miarę możliwości należy rozważyć założenie większej ilości firmowych rachunków bankowych, z których każdy będzie pełnił określoną funkcję. W ten sposób o wiele łatwiej jest zachować płynność finansową. 

Konta firmowe można podzielić na rodzaje wedle uznania. Przykładowo, jeden z rachunków służyć może za firmowe konto oszczędnościowe, na które przelewane będą wszelkie nadwyżki i środki na przyszłe inwestycje. Inne konto może służyć do korzystnych przewalutowań, jeśli przedsiębiorca często rozlicza się za granicą. 

5. Miejsce na kreatywne rozwiązania

Jeżeli prowadzona przez Ciebie działalność w dużej mierze opiera się na kreatywnej pracy, to warto zainwestować również w ten aspekt. Doskonałym rozwiązaniem będzie wydzielenie części biura na miejsce, w którym odbywać się będzie “burza mózgów”. Raz, że zwiększy to efektywność w miejscu pracy, a dwa, że pozwoli pracownikom na integrację. 

Kreatywne miejsce nie może obyć się bez tablicy, służącej do wizualizacji poszczególnych pomysłów. Zebranie wszystkich idei w jednym, widocznym miejscu pomoże skupić się i zrozumieć obraz całości, a jednocześnie pozwoli wyżyć się twórczo. Takie udogodnienia okazują się strzałem w dziesiątkę w zespołach, w których przeważają młodzi, dynamiczni ludzie. 

6. Rozwój pracowników

Można do sprawy podejść w najprostszy możliwy sposób – przeprowadzić pracownika przez szkolenie BHP, pokazać mu, na czym polegają prowadzone zadania i oczekiwać, że jego umiejętności w danym zakresie z czasem będą się zwiększały. Nie jest to jednak najskuteczniejsza metoda, a o wiele lepszym pomysłem jest zainwestowanie w szkolenia i kursy dla pracowników. 

Poświęcając więcej środków na lepsze przeszkolenie personelu możemy usprawnić pracę z wykorzystaniem obecnych w firmie narzędzi a także zoptymalizować czas poszczególnych działań. Wszystko to przekłada się na usprawnienie pracy – lepiej przeszkolony pracownik zrobi więcej w krótszym czasie. 

7. Elastyczność pracy

Dobrym sposobem na to, aby usprawnić biznes, jest uczynienie danej pracy elastycznej. Mowa tutaj m.in. o pracy zdalnej i elastycznym wymiarze godzin. Taka opcja niesie za sobą zalety dla obu stron: pracownik może skuteczniej oddzielić życie prywatne od zawodowego, z kolei Ty jako pracodawca możesz zmniejszyć koszty utrzymania biura. 

Spora część przedsiębiorców obawia się pracy zdalnej, ponieważ ogranicza ona możliwość kontrolowania działań pracowników. Jeżeli masz podejrzenia, że wdrożenie takiego rozwiązania zmniejszy wydajność, wprowadź pracę zdalną na okres próbny – przykładowo na miesiąc lub kwartał. Po zobaczeniu rezultatów zdecydujesz, czy taka forma pracy jest dla Twojej działalności korzystna. 

8. Ograniczenie korzystania z usług firm trzecich

Poleganie na usługach firm trzecich w swoim biznesie jest wygodne i znacznie ułatwia pracę, ale jednocześnie stanowi pewne ryzyko. Skuteczność operacyjna naszej działalności zależy wówczas również od tego, czy dostawcy usług wywiążą się ze swoich obowiązków. 

Przykładowo, przechowując pliki w chmurze, możemy tymczasowo stracić do nich dostęp na skutek przerw technicznych. Z kolei wyposażając miejsce pracy w dyski o dużej pojemności, możemy zapobiec takiej sytuacji, a tym samym usprawnić biznes. Rozsądną opcją będzie dysk sieciowy, dzięki któremu każdy komputer w biurze będzie miał dostęp do tych samych dokumentów. 

Jak usprawnić biznes? Podsumowanie

Jak widać, usprawnienie pracy biurowej jest możliwe na wiele sposobów. Samo skupienie się na świadczonych usługach lub sprzedawanych towarach to nie wszystko. Spora część sukcesu to również odpowiednie środowisko pracy. Warto przejść się po swoim biurze i rozejrzeć. Być może część z rzeczy wymaga wymiany lub wprowadzenia pewnych usprawnień. 

Chcąc usprawnić biznes, możesz mieć pewność, zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy dobrze na tym wyjdziecie. Zyskasz większą efektywność operacyjną, zoptymalizujesz czas i koszty poszczególnych procesów, a pracownikom zapewnisz lepsze warunki i szanse na rozwój. Mając to na uwadze, zdecydowanie warto zainwestować. 

Źródła:

Co to jest ergonomia pracy? Czyli jak miejsce pracy wpływa na Twoich pracowników

Jakie są rodzaje kont firmowych?

Cezary Mański

Pasjonat popkultury, finansów i nowych technologii. Uwielbia słowo pisane, ceni sobie spokojne i rozsądne podejście do życia. Największą satysfakcję przynosi mu rozwijanie własnych kompetencji. Zobacz pozostałe artykuły autora