Jak oddzielić finanse firmowe od prywatnych?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej staje się ogromną częścią życia każdego przedsiębiorcy. Często istotnym problemem staje się rozróżnienie życia zawodowego od prywatnego, w szczególności gdy działania związane z biznesem konsumują większość naszego czasu. Jak więc oddzielić finanse firmowe od prywatnych? Opowiemy o tym w dalszej części wpisu i podzielimy się przydatnymi wskazówkami. 

Dlaczego należy rozdzielić finanse osobiste i firmowe?

Rozdzielanie finansów firmowych od prywatnych jest kluczowe – mowa tutaj nie tylko o sukcesie finansowym danego przedsiębiorcy, ale również o jego życiu osobistym i wygodzie przy wszelkich rozliczeniach. Zalet takiego działania jest naprawdę sporo, dlatego też postanowiliśmy się im przyjrzeć. 

Co można zyskać, oddzielając finanse firmowe od prywatnych?

• porządek w finansach – stawiając widoczną granicę między dwoma rodzajami finansów, przedsiębiorca zapobiega powstawaniu chaosu w swoich rozliczeniach. 
• większa wygoda – wyróżniając dwie odrębne sfery finansowe, o wiele wygodniej jest zaplanować przyszłe wydatki, a także rozliczać się z klientami i kontrahentami. 
• ułatwienie rozliczeń podatkowych – stosując odpowiednie kroki można uniknąć sytuacji, w których powstałyby komplikacje związane z podatkami i wynikające z nich konsekwencje. 
• kontrola wydatków – stosowanie dwóch różnych rodzajów kont pomaga upewnić się, że środki firmowe nie zostały przeznaczone na cele prywatne i na odwrót. 
• oszczędność czasu – mówi się, że czas jest jedną z najcenniejszych walut. Nie warto więc go tracić na każdorazowe rozdzielanie transakcji prywatnych i firmowych. Zamiast tego, lepiej skorzystać z rozwiązań, które zrobią to za nas. 

Osobne konto dla firmy – podstawa w finansach firmowych

Nie każda działalność gospodarcza musi być zaopatrzona w osobne konto firmowe. Obowiązek ten nie dotyczy mikroprzedsiębiorstw oraz właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych (jeżeli nie realizują transakcji na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto). 

Mimo wyżej opisanych wyjątków, przeważająca większość przedsiębiorców posiada bądź rozważa założenie konta dla firmy. Dlaczego tak jest? Powodów nie trzeba długo szukać – konto firmowe daje dostęp do specjalnych propozycji, przygotowanych z myślą o prowadzeniu biznesu. Kredyty, leasingi, czy też specjalne instrumenty płatnicze to tylko niektóre przykłady. 

Inną zaletą założenia dedykowanego rachunku dla prowadzonej działalności jest klarowność w prowadzeniu biznesu. Z osobnym kontem łatwiej ocenić, czy całe przedsięwzięcie jest rentowne i jakie są faktyczne koszty poszczególnych inwestycji. Mówiąc wprost, konto firmowe przekłada się na możliwość utrzymania płynności finansowej. 

Osobne konta dla różnych rodzajów rozliczeń

Poza założeniem osobnego konta firmowego, często zalecanym rozwiązaniem jest zakładanie dedykowanych kont dla różnych rodzajów rozliczeń. Pierwszym z brzegu przykładem może być konto walutowe dla firmy, dzięki któremu transakcje dokonywane w obcych walutach nie będą objęte wysoką prowizją. Innym rodzajem osobnego rachunku jest konto podatkowe, gdzie lądują środki z podatku dochodowego oraz podatku VAT. 

Wypłacanie sobie swojej własnej pensji

Dla wielu osób takie rozwiązanie może zabrzmieć absurdalnie, ale jest w tym sporo sensu. Nie chodzi tutaj natomiast o pensję w standardowym tego słowa znaczeniu (czyli wypłacaną na podstawie umowy), a określoną sumę środków, które pod koniec miesiąca trafią na nasze konto z rachunku firmowego. 

Jak wyliczyć, jaka powinna być wysokość takiej pensji? W tym celu należy przyjrzeć się procesowi przepływu pieniędzy w prowadzonej działalności gospodarczej. 

1. Początkowym krokiem jest uzyskanie środków od kontrahentów na podstawie faktur. 
2. Następnie konieczne będzie pokrycie opłat, bez których firma nie może poprawnie funkcjonować, a także odpowiednich składek i podatków. 
3. Pozostałą w ten sposób nadwyżkę należy traktować jako własną pensję i przesłać na swoje konto osobiste. 

W ten sposób przedsiębiorca otrzymuje miesięcznie pulę środków, które może wykorzystać na dowolny cel niezwiązany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Na dobry początek warto zbudować tą metodą własną poduszkę finansową, zapewniającą stabilność i poczucie bezpieczeństwa. 

Więcej o poduszce finansowej pisaliśmy w osobnym artykule, do którego lektury serdecznie was zachęcamy:

Służbowe konta na portalach społecznościowych

Co wspólnego mają portale społecznościowe z finansami firmowymi? Może okazać się, że naprawdę wiele – szczególnie, gdy na nasze prywatne konto przychodzą wiadomości od pracowników bądź kontrahentów. Mimo iż nie zdarza się to często, to taka sytuacja może doprowadzić do powstania nieładu. Nikt nie chce przecież przekopywać się przez dziesiątki wiadomości, aby dotrzeć do ważnej informacji dotyczącej nadchodzących wpływów lub wydatków. 

Dobrym rozwiązaniem jest założenie osobnych kont na komunikatorach i portalach społecznościowych, dzięki którym pracownicy, partnerzy biznesowi i klienci będą mogli się z nami komunikować. To samo tyczy się telefonu komórkowego – wyrobienie drugiego numeru sprawi, że w książce kontaktów nie powstanie chaos, a my będziemy wiedzieć, czy przychodząca wiadomość ma związek z firmą. 

Poza byciem odpowiedzialnym za daną firmę, przedsiębiorca jest tylko człowiekiem, który również zasługuje na wyjazd na wakacje lub spędzenie czasu z rodziną. W takich momentach osobne konto na Facebooku i oddzielny numer telefonu okażą się strzałem w dziesiątkę. 

Finanse firmowe i prywatne – podsumowanie

Niezależnie od tego czy cenimy sobie wygodę, chcemy oszczędzić czas, czy też może obawiamy się nieładu w rozliczeniach, powinniśmy zadbać o postawienie wyraźnej granicy między finansami prywatnymi i firmowymi. Na pozór taki zabieg może się wydawać mało znaczący i nie wpływający w ogólnym rozrachunku na obraz całości. Prowadzenie firmy można jednak porównać do złożonej maszyny z wieloma trybikami – dopiero gdy każdy z elementów działa tak, jak należy, ujrzymy całkowity potencjał.

Cezary Mański

Pasjonat popkultury, finansów i nowych technologii. Uwielbia słowo pisane, ceni sobie spokojne i rozsądne podejście do życia. Największą satysfakcję przynosi mu rozwijanie własnych kompetencji. Zobacz pozostałe artykuły autora