Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. System informatyczny ma obowiązywać w całej Polsce. Umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Dziś przedsiębiorcy mogą z niego korzystać, a w przyszłości stanie się to dla nich obligatoryjne. Inną możliwością jest dodatkowy benefit dla przedsiębiorców, którzy wybiorą korzystanie z systemu. Mowa o uldze podatkowej dla osób, które używają KSeF.
KSeF – od kiedy funkcjonuje system?
Krajowy System e-Faktur pojawił się w styczniu 2022 roku. Od tego czasu do czerwca 2024 roku korzystanie z KSeF zależy tylko od decyzji przedsiębiorcy. Później korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie koniecznością, początkowo dla firm płacących podatek VAT. Pozostali przedsiębiorcy dołączą do KSeF pół roku później. Harmonogram wygląda więc następująco:
- od 1 stycznia 2022 roku – KSeF jest dostępny dla przedsiębiorców, lecz nie obowiązkowy
- od 1 lipca 2024 roku – KSeF jest obowiązkowy dla podatników VAT
- od 1 stycznia 2025 roku – KSeF jest obowiązkowy także dla nievatowców
Od 2023 roku Krajowy System e-Faktur stanie się więc obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców i firm w Polsce.
Czy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest obowiązkowe? Dziś jest to rozwiązanie opcjonalne. Z czasem przedsiębiorcy (najpierw płatnicy VAT, później pozostali) będą musieli skorzystać z KSeF. Już teraz warto to rozważyć ze względu na pewne korzyści.
Czym jest KSeF?
Można powiedzieć, że Krajowy System e-Faktur jest następcą dla platformy elektronicznego fakturowania. Ogólnopolska platforma działa online i jest przeznaczona do wysyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to faktury, które mają ujednolicony wygląd i układ poszczególnych danych. Na takiej fakturze muszą znajdować się informacje o sprzedawcy i kupującym, opis towaru, cena, czy wysokość podatku.
Funkcjonująca jeszcze przed KSeF platforma elektronicznego fakturowania jest dziś obowiązkowa przy obrocie towarami i usługami, gdzie drugą stroną jest instytucja budżetowa. PEF i KSeF są jednak odrębnymi systemami teleinformatycznymi.
Krajowy System e-Faktur pozwala na wysyłanie i odbieranie faktur między przedsiębiorcami. Sporą zaletą jest możliwość przechowywania tam faktur, a także odpowiedniego oznaczenia ich, czy numerowania. Każda faktura jest również porównywalna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Poza korzyściami dla przedsiębiorcy, KSeF przyda się też organom państwowym, w tym administracji skarbowej. System posłuży do wysyłania firmom powiadomień, np. na temat odrzucenia faktury ze względu na złą strukturę.
Do czego służy Krajowy System e-Faktur?
KSeF jest centralnym systemem teleinformatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Służy do wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Poza odbieraniem i wysyłaniem faktur ustrukturyzowanych (o jednolitym wyglądzie i z tym samym zakresem danych), KSeF przechowuje je przez 10 lat.
Jakie plusy ma Krajowy System e-Faktur?
Jakie są korzyści z wykorzystania KSeF w swojej działalności? Dziś przedsiębiorcy mogą zdecydować, czy chcą skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto to rozważyć, możemy bowiem liczyć na pewne korzyści, jak:
- zwolnienie z obowiązku wysyłania pliku JPK_FA (gdy zażąda tego urząd)
- zwolnienie z konieczności archiwizacji faktur – tę rolę przejmie właśnie KSeF
- na zwrot podatku czekamy 40 dni (w innym wypadku: 60 dni)
- potwierdzenie przekazania kontrahentowi faktury
- przekazywanie faktur w czasie rzeczywistym
- jednolity wygląd faktur ustrukturyzowanych
- możliwość automatyzacji procesów księgowych i związanych z fakturowaniem, dzięki jednolitemu wyglądowi faktur
- można pobrać fakturę z systemu w elektronicznej formie lub wydrukować ją
- prostsze kontrole urzędu skarbowego
Poza oczywistymi korzyściami dla przedsiębiorców, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest również dobrym rozwiązaniem dla administracji skarbowej. Dzięki przechowywaniu wszystkich faktur w jednym, centralnym systemie teleinformatycznym, kontrole skarbowe będą znacznie prostsze (np. w zakresie podatku VAT). Pojawi się również możliwość automatyzacji ich, bez konieczności odwiedzania przedsiębiorcy i przeglądania jego dokumentacji.
Faktury papierowe nie znikną z obrotu
Cyfryzacja, w tym także wprowadzenie KSeF, nie oznaczają, że papierowe faktury przestaną być używane. Ministerstwo Finansów zapowiada dziś, że faktury ustrukturyzowane są jedynie jedną z form faktury. Zapewne wprowadzenie centralnego systemu i objęcie nim od 2025 roku wszystkich przedsiębiorców oznacza znaczne zmniejszenie liczby papierowych faktur.
KSeF zastąpi systemy księgowe?
Dziś wielu księgowych, a także właścicieli firm korzysta z OCR. Systemy do odczytywania danych z faktury (jej skanu) przyspieszają ich pracę w znacznym stopniu. Ze względu na zróżnicowany wygląd faktur, korzystanie z OCR może nieść ryzyko błędnego odczytu niektórych danych. W przypadku KSeF będzie to zminimalizowane. Dzięki ustrukturyzowaniu faktur, dane zebrane w systemie będą wiarygodne.
Źródło: