Co to jest KPiR? Jak ją prowadzić?

Co to jest KPiR?

Lista obowiązków, które musi spełnić przedsiębiorca, czasem jest naprawdę długa. W dużej mierze zależy oczywiście od tego, jaka to działalność gospodarcza i jaka jest forma rozliczenia z Urzędem Skarbowym. W wielu przypadkach niezbędne jest założenie i prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, która jest przedmiotem dzisiejszego poradnika. Czym jest KPiR i jak ją prowadzić? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – co to jest?

Księga Przychodów i Rozchodów to obecnie najczęściej wybierana forma opodatkowania. Mówiąc w największym skrócie, jest to miejsce, gdzie wprowadzamy wszystkie przychody firmy oraz poniesione koszty. Na podstawie informacji, które tam trafiają, przedsiębiorca płaci odpowiedni podatek.

Jedynym celem założenia i prowadzenia KPiR jest rozliczenie z Urzędem Skarbowym. Z pewnością dla wielu przedsiębiorców prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów może jednak pomóc też w uporządkowaniu firmowej dokumentacji.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

Polskie przepisy dość jasno określają, kto ma obowiązek założenia i prowadzenia KPiR. Jest to oczywiście związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. KPiR muszą prowadzić:

  • osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
  • spółki cywilne
  • spółki jawne lub spółki partnerskie

W przypadku spółek istotne jest, aby właścicielem była osoba fizyczna. Jest też pewien limit przychodów netto, który wynosi w tym przypadku 2.000.000 euro. Przeliczenie na złotówki możliwe jest po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku. W przypadku przekroczenia równowartości dwóch milionów euro netto ze sprzedaży w ciągu roku, firma musi prowadzić księgowość opartą o pełne księgi. W przypadku firm z mniejszym przychodem netto w ciągu roku jest to opcjonalne. Księga Przychodów i Rozchodów jest jednak rozwiązaniem prostszym, przez co jest często wybieraną formą rozliczenia ze “skarbówką”. Powyższe zasady znajdują oparcie w Ustawie o rachunkowości.

Kto jeszcze musi prowadzić KPiR?

Część przedsiębiorców może wybrać Księgę Przychodów i Rozchodów jako jedną z opcji rozliczeń z Urzędem Skarbowym. W niektórych sytuacjach założenie KPiR i prowadzenie Księgi jest jednak obowiązkiem. Dotyczy to następujących grup przedsiębiorców:

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie agencji i umowy zlecenia
  • armatorzy (wg Ustawy o podatku tonażowym)
  • duchowni, którzy zrezygnowali dobrowolnie z możliwości rozliczenia w oparciu o zryczałtowany podatek dochodowy
  • osoby zajmujące się produkcją rolną, ale tylko w przypadku zgłoszenia chęci prowadzenia KPiR

Także w tych przypadkach przejście na pełną księgowość będzie jednak obowiązkowe w przypadku przekroczenia limitu przychodów netto (2 mln euro lub równowartość).

Czy można przejść z pełnych ksiąg na KPiR?

Niekiedy przedsiębiorca musi zmienić sposób prowadzenia księgowości. Przejście z KPiR na pełne księgi jest najczęściej obowiązkiem w przypadku przekroczenia limitu przychodu netto (2.000.000 euro). Możliwe jest jednak powrócenie do rozliczenia w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów. Taka opcja pojawia się jednak dopiero w kolejnym roku.

Nowelizacja przepisów w 2018 roku spowodowała natomiast, że nie ma obowiązku osobnego zawiadomienia o prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów.

Przy jakiej formie opodatkowania trzeba prowadzić KPiR?

Przedsiębiorcy rozliczający się z Urzędem Skarbowym w Polsce mają do wyboru następujące formy opodatkowania:

  • skala podatkowa
  • podatek liniowy
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Dwie pierwsze metody opodatkowania działalności wymagają prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (lub pełnych ksiąg, co jest znacznie bardziej skomplikowane i kosztowne). Warto uwzględnić konieczność (lub jej brak) prowadzenia KPiR przy wyborze formy opodatkowania dla swojej firmy.

Czy w firmie można korzystać z ChatGPT (czy jest legalny)?

Zasady i forma prowadzenia KPiR

Skoro wiemy już, kto może prowadzić księgowość w oparciu o KPiR, sprawdźmy też, jak to robić. Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów znajdziemy w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 219 roku (Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Przedsiębiorcy mają dwie możliwości prowadzenia KPiR:

  • w formie tradycyjnej, papierowej księgi
  • w formie elektronicznej, przy pomocy oprogramowania księgowego

Obecnie, co nie powinno dziwić, większość firm decyduje się na tę drugą opcję. Najczęściej elektroniczna KPiR jest wygodniejsza, szczególnie jeżeli dostęp do danych ma więcej osób (np. księgowi, biuro rachunkowe). Prowadzenie tradycyjnej księgi w wersji papierowej jest dość czasochłonne i z pewnością dane są w tej wersji nieco trudniejsze do odnalezienia, odczytania, czy edycji.

Zawartość Księgi Przychodów i Rozchodów i sposób prezentacji danych jest określony przez polskie przepisy.

Jakie warunki musi spełniać elektroniczna Księga Przychodów i Rozchodów?

Możliwość prowadzenia KPiR w wersji cyfrowej to bardzo wygodne udogodnienie. Przedsiębiorca musi jednak spełnić pewne warunki, które dotyczą stosowanego przez niego oprogramowania księgowego. Elektroniczna KPiR musi spełniać podstawowe warunki:

  • program komputerowy daje niezwłoczny dostęp do treści KPiR
  • możliwość wydruku treści KPiR w porządku chronologicznym i zgodnie z wzorem Księgi (alternatywnie: zapis na nośniku cyfrowym w miejsce konieczności drukowania)
  • odpowiednie zabezpieczenie danych, aby były chronione przed nieuprawnionym dostępem, czy możliwością ich modyfikacji

Podatnik korzystający z Księgi Przychodów i Rozchodów w wersji elektronicznej musi też przygotować jasną instrukcję obsługi programu komputerowego zawierającego Księgę.

Po co jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Przejdźmy do tego, jaki jest cel i zadania KPiR. Przedsiębiorca wpisuje w Księdze osiągane przychody, a także ponoszone koszty – rozchody. Przychody to po prostu sprzedaż firmy, a koszty oczywiście muszą być związane z umożliwieniem osiągnięcia przychodu. Celem jest obliczenie podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym. Dzięki KPiR możliwe jest więc poprawne rozliczenie się z Urzędem Skarbowym. Księga pozwoli obliczyć należny podatek dla każdego miesiąca, a także na koniec roku.

Dane zawarte w Księdze Przychodów i Rozchodów w największym stopniu są potrzebne do celów podatkowych. Przedsiębiorcy mogą jednak wykorzystać zgromadzone tam informacje również do oceny, jaka jest efektywność działania ich firmy. Przychody i koszty pozwalają w końcu dość łatwo obliczyć osiągane dochody – zarówno dla poszczególnych miesięcy, dłuższych okresów, czy całego roku.

Co to jest faktoring?

Jak wygląda KPiR (konstrukcja Księgi Przychodów i Rozchodów)

Jak już wspomnieliśmy, konstrukcja KPiR – zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej – jest ściśle określona. Określa ją Rozporządzenie Ministra Finansów. Księga Przychodów i Rozchodów zawiera 17 kolumn, których kolejność jest ustalona z góry:

  • 1 kolumna: numer porządkowy (kolejne numery dla całego roku lub z podziałem na miesiące)
  • 2 kolumna: data przychodu lub poniesienia kosztu
  •  3 kolumna: numer dokumentu potwierdzającego wydatek lub przychód (zwykle numer faktury). Trzeba pamiętać, aby numeracja faktur lub rachunków była odpowiednia – to kolejne numery
  • 4 kolumna: nazwę drugiej strony transakcji (np. nazwa firmy, imię i nazwisko osoby fizycznej). Pole pozostaje puste, jeśli zapis dotyczy przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży lub dowodów wewnętrznych
  • 5 kolumna: adres kontrahenta (pole pozostaje puste we wspomnianej powyżej sytuacji)
  • 6 kolumna: nazwa przychodu lub wydatku
  • 7 kolumna: wartość sprzedaży, wysokość kosztu
  • 8 kolumna: pozostałe przychody (jak na przykład odsetki, korzystne różnice w kursie walut)
  • 9 kolumna: suma z kolumn 7 i 8
  • 10 kolumna: wartość zakupionych towarów handlowych wg ich cen zakupowych
  • 11 kolumna: dodatkowe koszty (ubezpieczenie, koszt transportu, itp.)
  • 12 kolumna: wysokość wynagrodzenia dla pracowników w gotówce lub w naturze, także wynagrodzenia na podstawie umowy o dzieło lub umowy-zlecenie
  • 13 kolumna: inne koszty, które nie znalazły się w kolumnach 11 i 12 (np. opłaty za media, eksploatacja samochodu służbowego)
  • 14 kolumna: suma pól 12 i 13
  • 15 kolumna:  zwykle pozostaje pusta, można tam wpisać wartości nie pasujące do innych kolumn
  • 16 kolumna: koszty działalności badawczo-rozwojowej zgodnych z Art. 26e Ustawy o podatku dochodowym
  • 17 kolumna: pole do wpisania uwag

Konsekwencje nieopłaconej faktury. Jak odzyskać pieniądze?

Strony KPiR mają więc 17 kolumn. Przedsiębiorca musi również pamiętać o przygotowaniu zestawień miesięcznych na koniec danego okresu. Dobrą praktyką jest sumowanie przychodów i rozchodów nie tylko z danego miesiąca, ale również tych wartości od początku roku. Dzięki temu łatwiej ocenimy, jaka powinna być wyliczona kwota zaliczki na podatek dochodowy.

Podsumowanie artykułu

W przypadku najczęściej wybieranej formy opodatkowania działalności podatkiem dochodowym, konieczne może być założenie i prowadzenie KPiR. Do księgi trafiają wszystkie przychody i koszty, jakie są związane z prowadzoną działalnością. Obowiązek prowadzenia Księgi mają przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o skalę podatkową lub podatek liniowy. Po przekroczeniu limitu przychodów netto w wysokości równowartości 2.000.000 euro należy jednak przejść na tzw. “pełne księgi”. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie ma obowiązku prowadzenia KPiR. Księga może być prowadzona w sposób tradycyjny (na papierze) lub w programie komputerowy. W obu przypadkach wymagane jest zachowanie odpowiedniej formy – każda kolumna (jest ich aż 17) musi mieć ściśle określoną zawartość.

Podatek od dochodów za pracę za granicą - jak rozliczyć?

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów to forma dokumentowania osiągniętych przychodów i ponoszonych przez firmę kosztów. Służy do rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

Po co jest Księga Przychodów i Rozchodów?

KPiR służy do rozliczania się z podatków z Urzędem Skarbowym. Znajdują się w niej informacje o przychodach i kosztach firmy.

Kiedy trzeba prowadzić księgowość opartą o pełne księgi?

Korzystanie z KPiR jest możliwe w przypadku przychodów netto ze sprzedaży w sumie do 2.000.000 euro rocznie (lub równowartości w innych walutach, w tym PLN). Po przekroczeniu tej sumy niezbędne jest przejście na pełne księgi.

Jaka jest forma prowadzenia KPiR?

Księga może mieć postać tradycyjną – papierową. Druga opcja to wersja cyfrowa KPiR, musi jednak zapewniać niezwłoczny dostęp do treści w przyjętym formacie, a także odpowiednią ochronę treści przed nieuprawnioną edycją lub skasowaniem.

W jakiej formie opodatkowania jest KPiR?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest konieczne po wybraniu podatku liniowego i skali podatkowej.

Źródło:

  1. https://www.infakt.pl/ksiega-przychodow-i-rozchodow/
  2. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kpir-czym-jest-ksiega-przychodow-i-rozchodow-oraz-jak-ja-prowadzic
  3. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/kpir/abc-kpir/5251070,PKPiR-co-warto-wiedziec.html
  4. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00233
  5. https://www.ifirma.pl/blog/jak-prowadzic-ksiege-przychodow-i-rozchodow.html
Jaku Bielecki
Jakub Bielecki
Zafascynowany ekonomią, gospodarką i polityką. Interesuje się najnowszymi trendami, a także zmianami w prawie wpływającymi na sektor finansów. Stale poszerza wiedzę, która pozwala mu na profesjonalne doradztwo. Na co dzień korzysta z najlepszych rozwiązań i możliwości dostępnych w zakresie finansów osobistych i inwestycji. Poza ekonomią interesuje się nowymi technologiami, muzyką i podróżami. Zobacz pozostałe artykuły autora

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie bedzie opublikowany. *wymagane pola są zaznaczone

Podobne artykuły